Expo Business Review / Практика / Практика / Восемь важных дел организатора мероприятий

15 октября 2015

Восемь важных дел организатора мероприятий

После месяцев напряженной работы и подготовки ваше мероприятие завершилось. Будем считать, что все прошло хорошо. Можно расслабиться. Нет! У вас еще 8 важных дел!

Работа организатора мероприятий не заканчивается после того, как все покинули зал. На самом деле период «после» – важная часть жизненного цикла мероприятия. Завершение события настолько же важно, как и его начало. И как его проведешь, так и новое мероприятие пройдет. Вот некоторые из наиболее важных задач, которые необходимо выполнить после проведения мероприятия:

1. Благодарность

Каждый любит, когда его благодарят. Благодарственные письма – отличный способ отметить всех, кто принимал участие в мероприятии. Чем больше мыслей и усилий вы вкладываете, тем лучше отдача. Письмо по электронной почте – это хорошо, но открытка способна произвести более глубокое впечатление. Добавьте личную записку или фотографию, и вы попадете в яблочко.

Убедитесь, что не забыли поблагодарить своих сотрудников, волонтеров, спикеров, поставщиков и участников. Это огромное количество людей, и, безусловно, сбор контактной информации может оказаться самой утомительной частью этой задачи. Заранее установите хорошую базу данных (с помощью системы регистрации или CRM), тогда вы с легкостью сможете экспортировать всю необходимую информацию.

Вы также можете использовать инструменты системы маркетинга и социальных сетей, чтобы засыпать своих посетителей благодарностями. Кстати, их можно установить до начала мероприятия.

2. Отзывы

Обратная связь крайне важна, если вы планируете снова проводить мероприятие или если хотите продемонстрировать, что вы достигли своих целей. Большинство посетителей с удовольствием делятся своими впечатлениями о мероприятии, используя социальные сети. Часто лучше всего собрать отзывы отдельных спикеров сразу после их выступления, когда эмоции еще не остыли.

Хотя структурированные отзывы важны, большое значение имеет обратная связь, предоставленная по собственной инициативе. Социальные сети позволяют легко подключиться к онлайн-разговорам посетителей о вашем мероприятии. Настройте мониторинг социальных сетей, чтобы вы могли отслеживать отзывы по мере их поступления.

3. Социальные сети

Социальные сети, как правило, ориентированы на период «до» и «во время» мероприятия. Онлайн-информирование достигает своего пика во время события, а после окончания мероприятия резко прекращается.

Если все прошло успешно, то у людей найдется чем поделиться. Социальные сети подойдут для этих целей наилучшим образом. Вовлеченность посетителей после мероприятия поможет вам сформировать свою аудиторию на следующий год.

Один из лучших способов – поделиться материалами с мероприятия. Испугались? У вас же тонны сырых видеозаписей, фотографий и слайдов в PowerPoint, но до тех пор, пока это неорганизованная масса, такой материал бесполезен. Иногда процесс организации и обработки занимает так много времени, что информация может утратить свою актуальность. Курирование сбора и подготовки материалов необходимо так же тщательно планировать, как и его сбор. Найдите людей, которые выберут и отредактируют лучшие материалы, выделяя основные моменты.

Организуйте своих менеджеров заблаговременно до проведения мероприятия. Работу над материалом необходимо начинать уже на самом мероприятии, и в течение недели или двух после, чтобы можно было разместить лучшее. Люди любят пирожки с пылу с жару.

4. Балансирование бюджета

Пришло время для подсчетов! Только когда вы сбалансируете свой бюджет, можно будет узнать, нашли ли вы Святой Грааль – есть ли  положительный возврат по инвестициям. Конечно, в наши времена важно хотя бы не остаться в минусе.

Цифры не лгут, и, возможно, на них тяжело смотреть, но это необходимо сделать, особенно если вы не достигли своих целей. Цифры смогут вам сказать, где ваши пробелы, что надо улучшать.

Возможно, вам не удалось достичь запланированного количества гостей или продать достаточное количество спонсорских пакетов. Возможно, были неожиданные расходы, которые вы не внесли в бюджет. Рассмотрите все цифры, чтобы понять, что сработало, а что нет.

5. Отчетность

Когда дым рассеялся, цифры подсчитаны, а отклики собраны, пришло время выслушать отчеты команды. Сделайте это как можно скорее после мероприятия, пока информация еще свежая. Оцените, достигло ли ваше мероприятие указанных целей. Что получилось, а что необходимо улучшить для мероприятия в следующем году. Представьте команде данные о том что, хорошо, что плохо и поделитесь планами.

Во время подведения итогов оцените успех вашего мероприятия согласно вашим заявленным целям. Вы достигли поставленных  целей? Откуда вы это знаете? Если все прошло успешно, какие ключевые ингредиенты вашего успеха? Если вы не оправдали надежд, что нужно сделать по-другому в следующий раз?

Используйте подведение итогов, чтобы отпраздновать победу и найти направления для усовершенствования. Важно сделать это таким образом, чтобы ваша команда осталась с чувством того, что все в ее руках. Ошибки случаются, и лучшие организаторы те, кто учатся на своих, продвигаясь дальше.

6. Обновление сайта

Как грустно посещать сайты мероприятий после события! Все в прошлом. Ваш сайт является основным маркетинговым инструментом для будущих событий и маяком для всего мира о том, каким великолепным было ваше мероприятие.

Обновите сайт как можно скорее после того, как завершилось событие. Поместите информацию о следующем мероприятии, даже если это просто объявление о дате его проведения.

7. Обзор технологий

Оборудование для проведения мероприятий постоянно меняется, поэтому важно перевести дыхание после события и выяснить, оправдало ли программное обеспечение ваши цели и ожидания.

Потратьте время, чтобы пересмотреть работу всего вашего оборудования и опросить  сотрудников, которые его использовали. Выясните, с какими проблемами они сталкивались, получили ли они хорошую поддержку клиентов и в конечном итоге, действительно ли программное обеспечение работает, а если нет, то почему.

Позвоните своим поставщикам, чтобы проинформировать их, что работало, а что нет, и выясните, что они могут сделать, чтобы решить проблему в следующем году. Если они не могут ее решить, соберитесь с духом – пришло время начать поиск других поставщиков.

8. Отдых

Организация и проведение мероприятия – это марафон. Хочется отдышаться. Наша жизнь очень насыщена делами, и если не спланировать время на отдых, то его и не будет. Планируйте время отдыха так же тщательно, как и свои мероприятия. Идеально, чтобы это была целая неделя или длинные выходные.

Если вы организовываете мероприятие в другом городе или стране, останьтесь там дополнительно на несколько дней, чтобы насладиться местом. Многие организаторы игнорируют этот совет и в конечном итоге, путешествуя по миру, они не бывают дальше аэропорта и конференц-центра. Насладитесь плодами своего труда. Посмотрите на дестинацию другими глазами. Да, и похвалите себя. Вас ждут новые подвиги!

Комментарии (0)

Новости

Другие новости

Все новости
 

OPEN TO THE WORLD

В журнале: международные конгрессы на карте мира, новости Ассоциации "Национальное конгресс-бюро", мероприятия международных ассоциаций переходят на новый качественный уровень, регионы России и деловые мероприятия: созданы друг для друга.

Какие структуры и маркетинговые инструменты наиболее эффективно способствуют развитию событийного бизнеса?

Другие опросы